Початок банкету далеко не завжди збігається з часом, вказаним у запрошеннях. Якщо говорити про весілля, то застілля часто запізнюється, бо молоді затримуються на прогулянці та фотосесії. Якщо це корпоратив, то доводиться чекати, доки з'явиться начальство. Активний початок свята може бути перенесений на більш пізній час з різних причин, у тому числі форс-мажорним. Очікування іноді триває і дві, і три години. Чим зайнятися гостям? Сумувати, безцільно блукати холом і тужно поглядати на накриті столи.

Як зробити так, щоб очікування було набагато менш тужливим та стомлюючим? Подбати про організацію велком-зони.

Що таке welcome-зона? Якщо говорити дуже просто, то це організована та оформлена ділянка, розташована безпосередньо на вході або недалеко від неї. За ідеєю, в зону велком люди повинні потрапляти відразу після вбиральні.

Гості затримуються надовго, тому час очікування протікає швидше. Отже, перша мета організації велком-зони – розважити гостей до початку застілля. Друга - занурити їх у повітря, створити потрібний настрій, задати тон святу. Адже не дарма цю область ще називають зоною вітання і занурення.

Що розташувати у welcome-зоні?

Тут немає обов'язкових компонентів – лише бажані. Наповнення велком-зони вибирається залежно від приводу, теми, бюджету, умов тощо.

1. Фуршетний стіл.Напої – необхідні. Закуски – по можливості. Їхня наявність явно не буде зайвою, якщо момент до початку свята сильно затягнеться.

2. Фотозона.Зазвичай під цим мається на увазі спеціально оформлена інсталяція для створення гарних, душевних та ефектних фото. Фотозона має відповідати темі та ідеї урочистості.

Замість фотозони можна встановити банер а-ля прес-волл. Фотобанер завжди виготовляється за індивідуальним замовленням під конкретне свято.

На веселих весіллях та вечірках великим попитом користуються тантамарески. Це банери із зображенням людей, тварин, казкових персонажів чи кіногероїв. Однак на місці їхніх осіб чи мордочок – порожні області. Гості встають позаду банера так, щоб заповнити порожнечі своїми обличчями. Виходять цікаві та забавні фотографії.

3. Місце для залишення побажань.Це може бути альбом, плакат, панно, дерево побажань або велика пляшка, в яку складаються згорнуті в трубочку папірці з теплими словами. Поки гості вправляються в красномовстві та дотепності, час для них минає непомітно.

4. Стінгазети з фотографіями, колажами, жартами, кумедними історіями тощо.

5. Ознайомчий куточок з програмами, що містять список майбутніх розваг.Це простий спосіб «вбити час» тих, хто очікує, і заразом підготувати їх до заходу.

6. Кіоск.Раніше була в ході весільна традиція другого дня – гостям перед початком застілля продавали столові прилади. Щось подібне можна продати і в зоні велком. Наприклад, продавати лотерейки (розіграш яких буде проведено пізніше), право на фото з винуватцями урочистостей, сувеніри на тему свята тощо.

Розваги у welcome-зоні

Усі забави мають бути простими, ненав'язливими. Активно задіяти гостей не варто, адже вони ще не розігріті. Для прикладу – кілька можливих розваг.

1. Інтерв'ю.Зазвичай людям подобається, коли хтось цікавиться їхньою думкою. Необхідно підключити привабливого інтерв'юера та оператора з камерою.

Типи можливих питань:

• тривіально-стандартні (Чого очікуєте від свята? Як настрій? Що хотілося б побажати?);
• питання, пов'язані з винуватцями урочистостей (Чи давно ви знайомі з молодятами/ювіляром? Де і як познайомилися? Ким припадаєте?);
• питання, продиктовані приводом (Чи є Новий рік вашим улюбленим святом? Як давно ви перестали вірити у Діда Мороза? Чи заглядаєте під ялинку вранці першого січня?);
• питання, присвячені любовній темі (Вірите в кохання з першого погляду? Куди б ви відправили молодих на медовий місяць? Що, на вашу думку, означає фраза «шлюби укладаються на небесах»? Кращий фільм про кохання, на вашу думку? Продовжіть фразу: «Кохання - це…» ).

2. Фокуси.Це тиха і спокійна, але весела та цікава розвага. Фокусник може зустрічати гостей, показуючи кожному їх індивідуальний фокус.

3. Шаржист.Хто з гостей відмовиться одержати шарж на себе коханого? Подарунки всім приємні. Такий жартівливий презент не просто порадує, а й порадує, створивши гарний настрій.

4. Жартівливе частування.Його можуть роздавати аніматори чи помічники ведучого. Коктейль та аперитив у мензурках можна назвати мікстурою від нудьги, щепленням від похмілля чи еліксиром молодості («сьогодні будете веселитися, як 18-річні»), а цукерки з алкоголем – пігулками гарного настрою. Тема свята підкаже рішення.

5. Несерйозне ворожіння.Можна, наприклад, роздавати солодощі із пророкуваннями або пропонувати гостям витягувати карти, на яких написано майбутнє. Ворожіння може стосуватися як дня святкування, і наступного року. На вечір можна напророчити людям сон на «салатній подушці», стерте до дірок взуття, три набрані кілограми, продовження банкету терміном на три дні, «сміття» грошима тощо.

6. Розіграш.Зрозуміло, нешкідливий і нетривалий. Головне - здивувати та викликати здивування чи розгубленість, але швидко розкрити карти. Кожен, кого вже розіграли, стає свідком розіграшу тих, хто прийшов згодом. Це дозволяє розвеселити гостей, зробивши очікування на свято менш втомливим.

Розіграш підбирається відповідно до приводу та теми урочистостей. Так, перед початком корпоративу можна вимагати гостей розписатися в журналі з техніки безпеки. Але спершу кожен гість має переказати основні правила інструкції з ТВ, адже всім співробітникам нібито був висланий файл з нею. Гість, зрозуміло, нічого не отримував. Він у сум'ятті та розгубленості. Ведучі розіграшу вдають, що перебувають у такому ж стані. Вони переживають і не знають, як вчинити. Усі метушаться, шукають інструкцію, з жалем поглядаючи на гостя. Нарешті знаходять. Гість читає її і його обличчя розпливається в посмішці. Основними правилами можуть бути вимоги більше їсти, менше мовчати, гаряче танцювати, веселіше жартувати і т.д.

Розваги у welcome-зоні варто зняти на відео, особливо якщо це весілля. Наречений та наречена у цей час відсутні. Пізніше їм буде дуже цікаво подивитися, чим займалися гості, чекаючи на приїзд молодих.

Якщо Ви вирішили організувати welcome зону на своїй весільній урочистості, то заздалегідь варто продумати її дизайн та стиль. Така зона має чудово поєднуватися з тематикою та стилем весілля, адже перше, що побачать гості при вході до весільного банкетного залу, буде welcome зона.

Welcome зона – це невеликий стіл, який не повинен ускладнювати рух гостей та заважати у проведенні весілля. За цим столом має зручно розташовуватися хостес, який зустрічатиме гостей, координуватиме їх та відповідатиме на запитання. До весілля необхідно підготувати необхідні елементи для ресепшн зони та складено повний список гостей, який передається хостесу.

Важливо: необхідно дотримуватися порядку розташування певних весільних елементів на столі welcome зони.

1. Загальна карта розсадки гостей та картки для гостей;
2. Роздатковий матеріал для гостей;
3. Книга побажань;
4. Книга обліку гостей.

Тепер зупинимося докладніше:

Загальна карта розсадки гостей та картки для гостей.

Така навігаційна карта повинна розташовуватися на самому видному місці столу welcome зони, її стиль і декор може бути абсолютно будь-яким, головне щоб навігація була простою і зрозумілою. Коли гість приходить у весільний бенкетний зал, хостес допомагає йому знайти своє місце та видає гостю картку для розсадження.

.

Роздатковий матеріал для гостей.

У зоні welcome зберігається комплект роздаткових аксесуарів для гостей, в який входить наступний комплект весільних атрибутів: картка для розсадки, весільне меню, весільна програмка, бейджик для гостя, пам'ятка для гостей.

Книжка побажань.

У welcome зоні можна розмістити книгу побажань, це досить зручно, так як гості періодично можуть виходити з банкетного залу і в цей час їм не важко написати пам'ятні та добрі слова на адресу молодої родини.

Книга обліку гостей.

Не дивлячись на досить дивну назву, така книга допоможе провести облік гостей, зрозуміти хто спізнюється на весілля або заблукав по дорозі з РАГСу до ресторану. У цій книзі зберігатиметься інформація про гостей, способи зв'язку з ними. Так, наприклад, якщо якийсь гість після РАГСу не прибув на весілля хостес може зателефонувати йому і дізнатися чи не заблукав гість, чи не потрібна йому якась допомога.

Висновки:Весільна welcome зона має бути дуже функціональною, саме тому її необхідно правильно оформити – цим може зайнятися як спеціально запрошений весільний організатор, так і хтось із друзів чи родичів молодят.

Театр починається з вішалки, а весілля – з велком-зони. Саме там гості отримують перше враження про майбутній захід, а ведучий – про гостей. Як організувати вітальну зону, щоб усім було комфортно, сьогодні розповість один із найкращих шоуменів столиці. Нагадаємо, що ми щотижня розбираємо найнагальніші питання щодо організації весіль.

Ласкаво просимо!

Добре бути гостем: запрошення отримав, дрес-код дотримався, подарунок вибрав, у призначений час з'явився на місце урочистостей – тут можна й розслабитися. Щоб кожен гість з порога почувався комфортно, весільні професіонали готують спеціальний простір, вітальну зону. Весілля без велком-зони тепер зустрічаються дедалі рідше, тому що місце для збору гостей – не данина моді, а необхідність.

Весіль без велком-зони у 2018 році не буде, навіть і минулого року вже таких не було. Всі чудово розуміють, що гості можуть затриматися, і потрібно дати їм можливість зібратися, не сідаючи поки що за столи. Можливо, весілля без велком-зони певний час зберігатимуться у регіонах, де всі гості їдуть із РАГСу на одному великому автобусі. У такій ситуації велком-зона не потрібна, бо всі приїжджають раптово, разом сідають за столи, і починається основна частина.

Існують різні сценарні і стильові рішення для весіль, але функціонал залишається незмінним. А оскільки зона welcome – це місце зустрічі та збору гостей до початку церемонії, її необхідно обставити так, щоб гості одразу відчули себе добре і навіть дуже добре.

На мою думку, у велком-зоні обов'язково має бути фуршетний стіл, обов'язково потрібне місце для зворотного зв'язку. Це може бути альбом, дерево побажань, стіл побажань або фотографії, зроблені на полароїд, з підписами. Все що завгодно, але головне, щоб гості там могли залишити свою думку, відгуки та побажання. Ще в сучасній велком-зоні обов'язково передбачається місце для фотографій: прес-волл, банер або фотобудка, де гості можуть зробити селфі або просто подуріти. Інші розваги опціональні: це можуть бути якісь віртуальні локації та 3D-окуляри, ігри для підлоги. У 2017 році стали популярними майстер-класи, коли люди роблять сувеніри, малюють, готують закуски, скручують сигари, навчаються у сомельє дегустувати вина. Тут уже все залежить від інтересів самих хлопців та того, від чого вони кайфують і що хочуть запропонувати своїм гостям.

Як вдома

Привітні господарі кажуть гостям: «Почувайтеся як вдома!». І хоча весілля зазвичай проводяться поза домом, принцип залишається: гість має відчути себе на своєму місці, стати господарем свого становища. Завдання весільних оформлювачів - з порога створити таку теплу атмосферу, начебто всі зібралися не в орендованому приміщенні, а справді в гостях у закоханих. А щоб у незнайомій обстановці ні на хвилини у запрошених не виникла ніяковість, замість господарів їм на допомогу приходить ведучий.

Фотограф @Kirill-Popovich

Суть велком-зони в тому, що кожен гість, потрапивши туди, може отримати від ведучого відповіді на три-чотири питання. Ці питання, може, ще не виникли, але добрий ведучий передбачить очікування гостя і сам розповість, що і де на майданчику знаходиться. Перше - де можна привести себе до ладу. Друге – коли, куди і як треба віддавати подарунок і чи варто говорити тости та промови. Третє – що робити з квітами, де ваза, де вода, куди поставити букет. Якщо буде церемонія реєстрації, необхідно показати план розсадки або те місце, де гість сидітиме в основному залі.

Велком - це місце, а й час, проведений у вітальній зоні. Щоб цей час та простір були не випадковим перетином, а повноцінною частиною урочистостей, у велком-зоні має працювати ведучий.

Сучасний велком триває від півгодини до півтори години. Це залежить від величини міста, від віддаленості майданчика та від того, як гості дістаються: всі разом автобусом чи кожен приїжджає самостійно. Зазвичай усі гості приходять у різний час. Щоб на призначений час, як на третій дзвінок у театрі, всі опинилися на своїх місцях, і потрібен велком. А поки гості збираються, слухачі приємної музики і можуть перекусити за фуршетним столом з легкими закусками та приємними напоями.

Час для форс-мажору

Якийсь гість, напевно, запізниться, але іноді буває так, що не запізнитися складно: наприклад, через пробки. У такому разі ведучому доведеться проявити гнучкість, щоб гості, що вже приїхали, не нудьгували в тяжкому очікуванні початку урочистостей. А от організаторам варто заздалегідь подбати про закуски та напої, щоб гості не відчули себе банально голодними.

У моїй практиці одного разу початок заходу затримався більше ніж на три години. Це був новорічний корпоратив у п'ятницю ввечері – через десятибальні пробки доїхати вчасно люди фізично не могли. На весіллях також бувають затримки. В цей момент ведучий може провести якусь частину своїх інтерактивів, щоб гості були в тонусі. Якщо ведучий бачить, що гості спілкуються і захоплені чимось: заповненням весільного альбому, написанням побажань, фотографуванням біля фотобудки або у прес-волла, або вони зайняті на якомусь майстер-класі, то він може не втручатися і лише зрідка анонсувати роботу цих локацій. Але якщо пройдено рубікон, коли все все зробили, то можна щось потихеньку використовувати з програми: поставити питання про молодят, провести невеликий стендап. Причому заповнювати цей час треба так, ніби все так і має бути, ніби закохані запланували спочатку провести опитування з гостями, а не тому, що відкладаєтьсяпочаток.

На святковій хвилі

Поки гості у велком-зоні налаштовуються на святкову хвилю, наречений з нареченою можуть відпочити після фотосесії або провести цю вільну годину з фотографом. А от ведучий тим часом уже налаштовується на роботу. До весілля він отримував характеристики гостей зі слів молодят, а тепер саме час дізнатися самостійно, що за люди запрошені на урочистість.

Я переконаний, що ведучий сам має зустрічати гостей. В ідеалі - у тандемі з координаторами. Тоді координатор відповідає за технічні питання: забрати букет, забрати подарунок, якщо той більших розмірів, скоординувати по майданчику та місцю за столом. А ведучий відповідає за настрій: посмішка, келих шампанського, розповідь про те, які активності та розваги чекають на гостя.

Якщо ведучий – зірка кіно чи телебачення, швидше за все, гостей зустрічатиме його напарник. У будь-якому випадку ні для гостей, ні для ведучого цей час не повинен пройти непродуктивно.

Безумовно, велком – це велика частина роботи ведучого. Саме на велкомі він співвідносить всі ті дані, що були надіслані до весільної вечері, з реальністю. Іноді буває, що в анкеті написано: цей гість веселиться до упаду! А в нього щось у житті трапилося, і він приїхав сумний. Я всім ведучим раджу працювати на велкомі, бо це зайва можливість налагодити контакт, познайомитись. Жартувати тут і сложно, і недоречно - треба просто бути тактовним, ненав'язливим, вміючимі вчасно підійти та відповісти на запитання, і вчасно піти, стати невидимим.

Welcome зона - це найважливіший елемент будь-якого заходу від бізнес-конференцій та семінарів, до весіль та днів народження, - ми впевнені в цьому на 100%. Зона привітання виконує безліч функцій. І це не лише зустріч та очікування, а й створення потрібного настрою.

Навіщо потрібна Wellcome-зона

1. Налаштовує гостей на потрібний лад.

В івенті правильний настрій учасників та гостей – це вже півсправи. І welcome-зона може у цій справі добре допомогти. Роздаткові матеріали на конференції, план розсадки на весіллі, докладний таймінг - все це готує учасників до майбутньої події.

2. Допомагає перечекати очікування у комфорті.

У Welcome-зоні гості знаходяться від кількох хвилин до півгодини. Втім, цей час може збільшитися у разі запізнення спікера (або молодят, якщо йдеться про весілля). Гості оцінять ваш турботу, якщо проведуть цей час у комфорті. Однак, не варто плутати wellcome-зону з lounge-зоною, де гості розслабляються. Все ж таки захід ще попереду і потрібно залишатися в тонусі. Але зручні посадкові місця та столики все ж таки мають бути.

3. Ознайомлює учасників події.

Поки гості – сподіваємось чудово – проводять час в очікуванні початку заходу, вони познайомляться один з одним ближче, а це значно підвищить якість заходу.

4. Створює атмосферу.

Фраза "театр починається з вішалки" – не випадкова. Саме у Wеllcome зоні народжується особливий настрій та передчуття майбутньої події.

Чим наповнити wellcome-зону

Оформлення вітальної зони залежить від типу заходу. На конференції вона одна, на весіллі – інша. І все ж є спільні риси, характерні для Wellcom зони на будь-якій події:

Навігація

Таблички з таймінгом, планом заходу, розсадження, схема зонування території.

Фуршет

"Вітальний" фуршет з напоями та легкими закусками - це не обов'язкова частина wellcome зони. Однак краще, якщо невеликий бар ви все ж таки передбачите.

Розваги

Це найпростіша розвага (і одночасно прикраса), яку можна вигадати.

Проста анімація у wellcome зоні теж виглядає органічно.

Найчастіше саме зона Wellcome формує у гостей ставлення до події. І якщо вітальна зона розчарувала, то надалі перейти на думку буде складно. А от якщо склалося позитивне враження, то з великою впевненістю можна сказати, що гостям та учасникам все сподобається й надалі.)))